Przypominamy – w dniu 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która implementuje do polskiego prawa dyrektywę dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nowe przepisy weszły w życie 25 września 2024 r.
Regulacje prawne dotyczące ochrony sygnalistów zobowiązują podmioty zatrudniających powyżej 50 osób (do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia) oraz podmioty zobowiązane do przestrzegania rozwiązań AML do wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Zapewnienie ochrony sygnalistom
Celem ustawy jest przede wszystkim zapewnienie ochrony osobom, które w dobrej wierze, w interesie pracodawcy lub publicznym, zgłaszają wykrycie wewnątrz organizacji działań nielegalnych lub nieetycznych.
Zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów:
„Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa”.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych
Głównym obowiązkiem pracodawcy jest ustanowienie procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zostać wdrożona w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, czyli do 24 września 2024 r.
Zgodnie z art. 25. 1. omawianej ustawy procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
- bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli za- pewniają bezstronność;
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organiza- cyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdze- nia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatel- skich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organiza- cyjnych Unii Europejskiej.
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:
- wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
- wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
- wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Kary
Niewdrożenie wymaganych procedur podlega karze grzywny, natomiast w przypadku działań uniemożliwiających dokonanie zgłoszenia w organizacji może podlegać w określonych przypadkach karze grzywny do 1 080 000 zł, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 3 lat.
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)
Wsparcie ekspertów
Zespół MKZPartnerzy oferuje usługi wsparcia we wdrożeniu ustawy o sygnalistach w Państwa organizacji, w szczególności obejmujące:
1. Analizę aktualnej struktury organizacyjnej i obowiązujących regulacji wewnętrznych.
2. Przeprowadzenie rozmów z kluczowymi osobami w organizacji.
3. Opracowanie procedury sygnalistów zgodnej z obowiązującymi przepisami prawa.
4. Konsultacje i uzgodnienia z przedstawicielami organizacji.
W przypadku zainteresowania naszą ofertą, pozostajemy do Państwa dyspozycji. Już wdrożyliśmy kilkanaście takich procedur i jesteśmy w trakcie ich wdrażania u Klientów MKZPartnerzy.
W przypadku pytań dotyczących działaności Twojej firmy lub innych problemów prawnych zachęcamy do kontaktu – mkzpartnerzy.pl/#spotkanie
Czytaj także:
Zmiany w międzynarodowych relacjach biznesu
Jak wyjść z impasu między wspólnikami?
Zasady dotyczące sprzedaży udziałów w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością
