Kontrole celno-skarbowe u podatnika, jak uniknąć problemów z VAT i nie tylko  

Doświadczenia Kancelarii w sprawach celno-skarbowych oraz dziesiątki pytań, które zadają nam Klienci pozwoliły mi na konstatację, że wiedzy nigdy za wiele, stąd niniejszy artykuł – pisze Artur Zawolski, radca prawny i partner w MKZ Partnerzy.

Organy Administracji Celno-Skarbowej w trakcie kontroli u podatnika i ujawnieniu wątpliwości natury finansowo-podatkowej wśród innych czynności sprawdzająco- kontrolnych dokonują oceny należytej staranności podatnika w relacji z kontrahentami.  

Należyta staranność to okoliczności i działania podejmowane przez podatnika przy transakcjach realizowanych w obrocie gospodarczym. Organy oceniają należytą staranność podatnika, a ocena czy doszło do jej zachowania lub nie, istotnie wpływa na pozycję podatnika i możliwości jego obrony w sporze z organem lub przed sądem. 

Należyta staranność ma zastosowanie do nabywców towarów w obrocie krajowym, którzy nie dokonali oszustwa w zakresie podatku VAT oraz nie wiedzieli, że transakcja, w wyniku której nabyli towar, służy oszustwu w zakresie VAT. 

Organy Administracji Celno-Skarbowej dokonując oceny należytej staranności posługują się kryteriami formalnymi oraz transakcyjnymi, które są stosowane odpowiednio w zależności od tego, czy rozpoczynamy współpracę z danym kontrahentem, czy ją kontynuujemy. 

Zdaniem Organów Administracji Celno-Skarbowej na brak dochowania przez podatnika należytej staranności może wskazywać wiele okoliczności i faktów : 

• podatnik nie sprawdził rejestracji kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – o ile rejestracja w KRS lub CEIDG jest wymagana w przypadku kontrahenta /najlepiej wydrukować aktualny odpis z KRS kontrahenta, na dzień transakcji/; 
• podatnik nie z/weryfikował /w sposób regularny/ czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny; /najlepiej wydrukować lub zrobić screen print ze strony Ministerstwa Finansów, na dzień transakcji/; 
• podatnik nie z/weryfikował (w sposób regularny) czy kontrahent nie utracił wymaganych koncesji i zezwoleń; /najlepiej uzyskać od kontrahenta oświadczenie w tym przedmiocie, na dzień transakcji/; 
• podatnik nie z/weryfikował (w sposób regularny) czy osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta; /najlepiej wydrukować lub zrobić screen print ze strony Ministerstwa Finansów na dzień transakcji, poprosić o okazanie pełnomocnictwa, zrobić kopie dokumentu pełnomocnictwa, kopie dowodu osobistego etc., zdjęcie osoby, z którą dokonujemy transakcji/; 
• kontrahent został wpisany do prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykazu podmiotów, które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT, chyba, że rejestracja kontrahenta została przywrócona w późniejszym okresie /najlepiej wydrukować lub zrobić screen print ze strony Ministerstwa Finansów, na dzień transakcji/. 

W sytuacji kontynuacji współpracy z kontrahentem, podatnik powinien zwrócić uwagę na powyższe kryteria formalne, jednakże ich wystąpienie nie musi każdorazowo oznaczać, że podatnik nie dochował należytej staranności.  

Obok kryteriów formalnych, o których powinien pamiętać podatnik ważne jest spełnienie kryteriów transakcyjnych.

Kryteria transakcyjne, to nic innego jak czynności lub okoliczności, które mają wskazywać, na to, że transakcja odbiega od przyjętego, w danej branży, standardu. Najważniejszym czynnikiem transakcyjnym, przy ocenie dochowania należytej staranności jest zmiana – bez ekonomicznego uzasadnienia – dotychczasowych zasad współpracy między podatnikiem a kontrahentem. Jako okoliczności, które wskazują na możliwość braku dochowania przez podatnika należytej staranności wskazać należy w szczególności: 

• zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego;  

– gdy kontrahent (dostawca) lub podmiot działający w jego imieniu proponuje podatnikowi dalszą sprzedaż dostarczonych przez kontrahenta towarów wskazanemu przez ten podmiot nabywcy, przy czym ten nabywca płaci należność za towar podatnikowi, zanim ten zapłaci swojemu kontrahentowi – czyli przedpłata. Tym samym, płatność za towar (od podmiotu wskazanego przez kontrahenta – przez podatnika – do kontrahenta) zabezpiecza transakcję u podatnika zanim jeszcze dojdzie do dostawy towaru.  

– podatnik dokonuje transakcji, zazwyczaj o znacznej wartości (kupuje i sprzedaje towary), ale nie angażuje w tę transakcję żadnych własnych środków finansowych (płaci pieniędzmi uzyskanymi od podmiotu, któremu sprzedał ten towar), ani nie musi szukać klienta, któremu sprzeda zakupiony towar.  

– na ryzyko udziału w oszustwach podatkowych wskazywać może zastosowanie przelewów natychmiastowych do płatności za towar.  

• płatność gotówką albo obniżenie ceny w razie płatności gotówką – w przypadku, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł
• zapłata za towar na dwa odrębne rachunki bankowe (nie dotyczy mechanizmu podzielonej płatności), rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny; 
• cena towaru znacząco odbiegała od ceny rynkowej – bez ekonomicznego uzasadnienia; 
• transakcja – bez ekonomicznego uzasadnienia – dotyczyła towarów, które należały do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas podatnik od niego nie nabywał;  

Jednak oferowanie towarów z innej branży niż te, które były wcześniej sprzedawane przez kontrahenta, może mieć uzasadnienie ekonomiczne w szczególności, gdy zmienia on dotychczasowy profil działalności.

Przykładowe okoliczności, które uzasadniają ekonomicznie oferowanie towarów przez kontrahenta z innej branży niż dotychczasowa, są następujące: 

– dostawa wynikała z żądania klienta kompleksowego wykonania tej czynności (dostawca obok towarów, które wynikają z profilu jego działalności, oferuje towary spoza tego profilu, ale wynikało to nie z jego oferty, a z zapytania nabywcy);  

– dostawca miał w ofercie takie towary, ale nie oferował ich wcześniej danemu podatnikowi lub podatnik nie był zainteresowany nabyciem takich towarów od tego dostawcy; 

– rozszerzenie działalności o nowy zakres towarów przez dostawcę było potwierdzone publiczną ofertą dostawy takich towarów, referencjami producenta/dostawcy lub informacją na stronie www podmiotu, lub w portalach branżowych, odpowiednim wpisem w PKD lub jego aktualizacją; 

– nowo oferowane towary były objęte obrotem koncesjonowanym i podmiot uzyskał stosowne koncesje lub zezwolenia. 

• termin płatności za towar od podatnika był krótszy niż standardowy termin płatności – bez ekonomicznego uzasadnienia; 

• transakcja została przeprowadzona na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane były w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu; 

• kontakt z kontrahentem lub osobą go reprezentującą nie był odpowiedni dla okoliczności danej transakcji;

– kontrahent (osoba go reprezentująca) nie był rezydentem w Polsce, a kontakt z nim odbywał się wyłącznie w obcym języku, poprzez zagraniczny adres e-mail, komunikator internetowy albo telefonicznie; 

– kontrahent nie był rezydentem w Polsce i nie przedstawił żadnej osoby do kontaktu w Polsce; 

– kontrahent nie posiadał żadnego biura, agencji, oddziału, przedstawicielstwa w Polsce, posiadał wyłącznie zagraniczny adres miejsca prowadzenia działalności; 

– kontrahent (osoba go reprezentująca) nie uwiarygadniał swojej tożsamości, tak że podatnik nie mógł mieć pewności z kim faktycznie się kontaktuje. Na przykład kontakt odbywał się z adresu e-mail, którego nie sposób było powiązać z działalnością gospodarczą kontrahenta, w e-mailach nie było żadnych danych kontrahenta, korespondencja była prowadzona za pomocą komunikatora internetowego; 

– osobiste spotkanie z kontrahentem lub osobą go reprezentującą (np. agentem, przedstawicielem handlowym) było niemożliwe; – 

– ta sama osoba występowała jako osoba reprezentująca różne podmioty lub jako osoba, z którą uzgadniało się szczegóły transakcji dotyczących różnych podmiotów. 

• kontrahent dostarczał towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego; 

• transakcja pomiędzy podatnikiem a kontrahentem nie została udokumentowana umową w formie pisemnej (w tym w formie elektronicznej), zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków tej transakcji;  

• w dotychczasowych transakcjach kontrahent bez uzasadnienia zmienił sposób transportu towaru (np. towar miał być dostarczony z Polski, a jest przewożony z terytorium innego państwa).  

• kontrahent nie posiadał zaplecza organizacyjno-technicznego odpowiedniego do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej 

– organy celno-skarbowe zwracają uwagę, że u podatnika wątpliwości powinna budzić sytuacja, w której kontrahent nie dysponuje odpowiednim zapleczem organizacyjnym, majątkowym, technicznym oraz odpowiednim zasobem kadrowym, które umożliwiają prowadzenie działalności gospodarczej w skali, którą oferuje podatnikowi, 

• kontrahent będący spółką kapitałową dysponował kapitałem zakładowym niewspółmiernie niskim w stosunku do okoliczności transakcji, 

• kontrahent nie dysponuje stroną internetową (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych) z informacjami odpowiednimi do skali prowadzonej działalności, mimo że jest to przyjęte w danej branży, 

– Okoliczność ta powinna być oceniana z uwzględnieniem specyfiki branży oraz pozostałych okoliczności transakcji, w tym jej wartości. W niektórych sytuacjach kontrahent nie posiada strony internetowej (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych), ponieważ prowadzi działalność wyłącznie w oparciu o tzw. marketing szeptany, czy polecanie przez innych kontrahentów i w związku z tym nie potrzebuje np. prowadzenia własnej strony internetowej.  

Podjęcie przez podatnika działań w celu kontroli przypadków wskazanych powyżej istotnie zwiększa prawdopodobieństwo dochowania przez niego należytej staranności i otrzymania zwrotu VAT oraz uniknięcia problemów z organami celno-skarbowymi. 

Według mojej oceny przyjęcie przez Ministerstwo Finansów niektórych kryteriów oceny transakcji, może budzić poważne wątpliwości. Po pierwsze, daje się zauważyć teoretyczne podejście do materii biznesowej przez urzędników organów celno- skarbowych, tworzących listę kryteriów, którzy nie zauważają wielu kategorii biznesów – pośredników, brokerów, agentów, komisantów, działających na innych zasadach, aniżeli standardowe. Po drugie, strony Ministerstwo zdaje się kompletnie zapominać, że biznes oparty jest na kapitale społecznym i zaufaniu między kontrahentami, stąd też bardzo często mamy do czynienia z odbiegającymi od standardowych, relacjami i transakcjami.

Pomysł organów skutkować może ograniczeniem zasad funkcjonowania, które w procesach biznesowych są bardzo dynamiczne /podejmowanie szybkich decyzji, ryzyka/, czego skutkiem, może być po prostu ograniczenie konkurencyjności przedsiębiorstw w Polsce. Zaś obawa o negatywne skutki dla firm, posługiwania się przez organy takimi przesłankami jest uzasadniona, gdyż powszechnie wiadomo, że nie służą one /organy/ co do zasady przedsiębiorcom. Zdecydowanie zaś najciekawszą kwestią jest stosowanie przez organy tych kryteriów do spraw, które miały miejsce przed laty, kiedy jeszcze taka lista nie powstała. Prawo „powielaczowe” ciągle jest żywe. 

Bez względu na subiektywną ocenę Kancelarii, radzimy zawsze Klientom, aby robili więcej, a nie mniej jako forma zabezpieczenia się, przed zarzutami ze strony organów celno-skarbowych o nienależytą staranność w relacjach z kontrahentami biznesowymi. 

Opracowanie zostało przygotowane przez Artura Zawolskiego radcę prawnego, na podstawie dokumentu pn. „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”.